Publisering: Januar 2025
Hvordan er dit workflow omkring tilsyn med leverandører?
Du har måske “organiseret” det i Excel ark, Outlook, din kalender og post it notes. Men du kan godt blive i tvivl om, hvorvidt du har husket at opdatere om leverandør “D” er vendt tilbage?
I så fald er du ikke alene. Tilsyn med leverandører er mange steder en lidt usystematisk ad hoc proces med emails, telefonopringninger og flere emails, og når hverdagen rammer, er der stor risiko for, at man mister overblikket og glemmer ting.
Derfor har vi i Wired Relations udviklet et effektivt værktøj til at administrere leverandørtilsynet. Det giver dig overblik og samler opgaverne et sted.
I denne guide gennemgår vi, hvordan du fører tilsyn med dine leverandører i Wired Relations. Vi går ud fra, at du allerede har kortlagt dine leverandører.
Trin 1: Vurdering af Leverandør
Kortlægning af leverandører er afgørende, da det hjælper med at afgøre, om de fungerer som databehandlere, og hvordan tilsynet skal udføres.
Skridt 2: Du bliver notificeret
Når du har oprettet opgaver i Wired Relations, modtager du notifikationer på mail og i systemet, når det er tid til at føre tilsyn med en bestemt leverandør. Du modtager en beskrivelse af opgaven og kan så nemt hoppe over på Leverandøren i systemet.
Skridt 3: Start Tilsynsprocessen
Når du er klar til at begynde tilsynsprocessen, åbner du din opgave og starter tilsynet. Du kan følge status for tilsynet og indtaste eventuelle opdateringer.
Skridt 4: Kontaktperson og Besked
I opgaven kan du se, hvilken form for tilsyn, du skal føre. Det kan eksempelvis være, at du skal sende et spørgeskema, som leverandøren skal besvare. Under alle omstændigheder, begynder de fleste tilsyn med, at du skal sende en forespørgsel (Besked) til leverandøren.
Vælg den relevante kontaktperson og send beskeden. Du kan bruge en standard e-mailskabelon, tilpasse den efter behov og gemme den som skabelon. Du kan for eksempel tilføje yderligere information om tilsynet med databehandleren og gemme skabelonen til senere brug.
TIP: Det er også muligt at tilføje dit logo til din signatur.
Skridt 5: Opfølgning og Status
Efter at have sendt beskeden vil du se, at status er markeret som "afventer besvarelse." Når modtageren har udfyldt spørgeskemaet, kan du se vedkommendes svar. Når tilsynet er afsluttet, kan du markere opgaven som fuldført.
Skridt 6: Overblik
Brug Wired Relations til at holde overblik over dine tilsynsaktiviteter, og hvor du er i processen.
Konklusion
Med Wired Relations kan du effektivt føre tilsyn med dine leverandører, administrere dine opgaver og opretholde et klart overblik over dine tilsynsaktiviteter. Uanset om du bruger vores standardpørgerammer eller tilpasser dem til dine behov, giver Wired Relations dig den fleksibilitet, du har brug for til at sikre compliance og gennemsigtighed i din leverandørstyring. Hvis du har specifikke ønsker eller behov, er vi klar til at hjælpe med at tilpasse systemet til din virkelighed.