Sådan fungerer gentagende opgaver

Hvorfor bruge gentagende opgaver?

gentagende opgaver er rygraden i din årlige opgavecyklus.
Hvis du ikke opsætter dine gentagende opgaver, kan vi næsten garantere, at du vil glemme mindst én del af dit compliance- eller informationssikkerhedsarbejde – og sandsynligvis mere end det.

gentagende opgaver gør det også muligt at decentralisere compliancearbejdet ved at involvere interessenter på tværs af organisationen.
Dette minimerer afhængigheden af enkelte nøglepersoner og forbedrer samtidig kvaliteten af arbejdet.
Læs mere i vores artikel om decentralisering.

Hvordan fungerer gentagende opgaver?

Det er vigtigt at forstå, hvordan gentagende opgaver er opbygget, så du kan:

• Ændre frekvensen på en opgave

• Stoppe gentagelser

• Redigere fremtidige gentagelser

• Og mere

Når du opretter en gentagende opgave

Oprettelse er simpelt:
Under oprettelsen vælger du en deadline – og først derefter vises muligheden for at gøre opgaven gentagende.

OBS: Du kan ikke oprette en gentagende opgave uden en deadline.

Ved at vælge gentagelse definerer du, hvor ofte opgaven skal gentages (fx ugentligt, årligt, hvert 4. år osv.)

Efter den første opgave

Når den oprindelige tilbagevendende opgave er oprettet, betragtes den som hovedopgaven.

Når deadline for hovedopgaven nås, oprettes en nøjagtig kopi med deadline rykket frem i tiden (hvor langt frem afhænger naturligvis af, hvor ofte opgaven er sat til at gentage sig).
Denne nye opgave bliver derefter hovedopgaven, og gentagelsesinformationen fjernes fra den tidligere opgave.

Det er muligt at have flere åbne opgaver i samme gentagelse. Dette sker, hvis du ikke fuldfører en opgave før deadline.

Hovedopgaven vil altid være den senest oprettede opgave i gentagelsen og kan genkendes ved, at gentagelsesfrekvensen stadig vises på opgaven.

Visning af hovedopgaven:

Påmindelser for gentagende opgaver

Når den første opgave oprettes, sendes der en oprettelsespåmindelse til den ansvarlige bruger.

Når fremtidige opgaver oprettes automatisk, sendes ingen ny oprettelsespåmindelse.

Læs mere i vores artikel om opgavepåmindelser

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan ændrer jeg frekvensen af en gentagende opgave?

1. Find og redigér hovedopgaven

2. Ændr feltet “Gentagelse” til den ønskede frekvens

3. Næste opgave i kæden vil følge denne nye frekvens

Eksempel:

• Oprindeligt: “Årlig” gentagelse, deadline 31. oktober 2025

• Nyt: “Hvert 2. år”, samme deadline
  → Den næste opgave oprettes 1. november med deadline 31. oktober 2027

Vi har ændret anvendelsen af systemet, og det betragtes ikke længere som kritisk for vores forretning. Derfor ønsker jeg at ændre frekvensen til hvert andet år (bi-annual). Oplysningerne på hovedopgaven er nu:

• Frekvens: Hvert andet år (bi-annual)
• Deadline: 31. oktober 2025

Ved ikke at redigere deadline har jeg valgt stadig at gennemføre min næste gennemgang i oktober i år.
Når vi når 1. november, vil den næste opgave i gentagelsen være blevet oprettet med følgende oplysninger:

• Frekvens: Hvert andet år (bi-annual)
• Deadline: 31. oktober 2027

Hvordan stopper jeg gentagelsen af en opgave?

For at stoppe en gentagende opgave har du to muligheder:

• Slet hovedopgaven

• Redigér hovedopgaven og sæt gentagelse til "Ikke gentagende"

Begge metoder vil stoppe den gentagende opgave fra at lave flere. Hvilken metode der vælges afhænger af om du stadig ønsker at fuldføre den nuværende opgave eller ej.

 

Hvordan ændrer jeg beskrivelse eller bruger på gentagende opgaver?

For at ændre beskrivelse, vedhæftning, opgavetype, tildelt bruger, ansvarlig eller andre oplysninger på opgaven, skal du blot redigere hovedopgaven – det er nemlig hovedopgaven, der kopieres til fremtidige opgaver.

Bemærk: Dette ændrer ikke informationen på tidligere fuldførte eller forfaldne opgaver i gentagelsen.

 

Hvornår oprettes næste opgave i serien?

Det gør den dagen efter deadlinedagen for hovedopgaven.

Eksempel: Deadline 23. december → Ny opgave oprettes 24. december.

 

Hvordan ser jeg hele kæden af gentagende opgaver?

Du kan nemt se hele kæden af tilbagevendende opgaver fra en hvilken som helst opgave i gentagelsen.

Gå til de tre prikker øverst til højre på opgaven, og vælg "tidligere opgaver".

Herfra kan du se alle opgaver i kæden og nemt navigere til dem for at se information som fuldførelsesdato, opgaveevaluering, kommentarer, vedhæftede dokumenter osv.

Bemærk: Menupunktet "Tidligere opgaver" vil ikke dukke op før mindst 2 opgaver eksisterer i gentagelsen.

Hvordan finder jeg hovedopgaven nemmest?

Du kan finde hovedopgaven på to måder:

1. Gå til Tidligere opgaver → hovedopgaven er øverst

2. Gå til gentagende opgaver i opgaveoversigten → kun hovedopgaver vises her