Decentralisering ved brug af opgaver

Introduktion

En af de vigtigste funktioner, Wired Relations kan have, er at være det værktøj, som gør det muligt at lykkes med at decentralisere compliance- og informationssikkerhedsarbejdet.

Selvom ikke alle organisationer er klar til – eller interesserede i – at decentralisere, er det en stærk metode til at sikre langsigtet succes inden for compliance og informationssikkerhed.

Langsigtet succes opnås ved at opbygge en organisationskultur, der fremmer ansvar og engagement. Dette kræver ledelsesopbakning og -involvering, hvilket er grunden til, at ikke alle vælger at gå denne vej.

Brug af opgaver i din decentralisering 

Opgaver er kun én del af din decentraliseringsindsats – men sandsynligvis den vigtigste.

Vi, der arbejder med disse emner dagligt, må anerkende, at for de fleste af vores kolleger foregår dette i baggrunden og opleves mest som en irritation, de indimellem skal forholde sig til.

Derfor er det vigtigt, at vi gør det så nemt som muligt for dem at deltage – og netop dét er Wired Relations designet til.

Best practice  
For at involvere din organisation mere operationelt i Wired Relations, handler det om at gøre det enkelt for dem at deltage. Det gør vi ved at begrænse deres adgang og sikre, at de kun ser det, de har brug for at se – specifikt ved at tildele dem en rolle med begrænset adgang.  

Læs mere om brugerroller og opgaver.

For at gøre en opgave så tilgængelig som muligt, bør du overveje følgende:

- Er det tydeligt, hvad jeg forventer, brugeren skal gøre?  
- Er det tydeligt, hvorfor det er vigtigt?  
- Er der vejledning i beskrivelsen eller som vedhæftning, hvis de skulle gå i stå?  
- Er de på forhånd blevet informeret om deres ansvar og adgang til Wired Relations?  
- Bør du lave skriftligt eller video-materiale om, hvordan man bruger Wired Relations?

Vi anbefaler, at du starter i det små og kun decentraliserer et par opgaver ad gangen.

Hvad er det første, du ønsker organisationens involvering i?

Når du har fundet ud af det, kan du oprette en opgaveskabelon til den opgave. Brug punkterne ovenfor til at overveje, hvad der skal inkluderes i skabelonen.

Med opgaveskabelonen kan du hurtigt masseoprette identiske, kvalitetsopgaver til dine første brugere i Wired Relations.

Sørg også for, at både du og brugerne ved, hvor ofte de modtager e-mailpåmindelser om deres opgaver.

Reaktiv vs. proaktiv involvering

Reaktiv involvering

I starten vil brugere kun reagere på Wired Relations opgaver, når de får en ekstern påmindelse – fx via en opgave.

Det er helt naturligt, da disse ansvarsområder ikke er en kerneopgave i deres rolle i organisationen.

Derfor er det vigtigt, at vi opsætter tilstrækkeligt mange opgaver – for dine brugere vil ikke gøre noget uden en opgave, der minder dem om det.

Proaktiv involvering

Ideelt set vil organisationskulturen med tiden modne, og dine brugere/kolleger vil begynde at engagere sig proaktivt i Wired Relations.

Fx ved at tilføje et nyt system, så snart det anskaffes, opdatere systeminformationer løbende, eller foretage ændringer i Wired Relations uden at blive bedt om det.

Proaktiv involvering er kernen i et bæredygtigt program – og vil markant forbedre compliance- og sikkerhedsniveauet i din organisation.  
Fordi hver medarbejder er bevidst om deres ansvar og aktivt bidrager til, at vi lever op til vores forpligtelser.